|
 |
 |
 |
 |
Versoepelde eisen elektronisch factureren
De staatssecretaris van Financiën heeft besloten dat elektronische facturen voortaan vormvrij zijn. Hierdoor kunnen ondernemers voortaan hun facturen bijvoorbeeld als PDF-bijlage per e-mail versturen.
Vooruitlopend op Europese ontwikkelingen zijn alle in het verleden gestelde eisen voor het elektronisch verzenden van facturen vervallen.
Voorheen kon een factuur slechts elektronisch worden verzonden als de authenticiteit en de integriteit van de factuur was gewaarborgd door middel van een geavanceerde elektronische handtekening, een elektronische uitwisseling van gegevens of een andere, aan de inspecteur gemelde methode. Bovendien moest de afnemer een verklaring sturen aan de ondernemer waarin akkoord werd gegaan met de elektronische factuur. Om onzekerheid te voorkomen was het verstandig om niet alleen een melding aan de inspecteur te doen, maar om deze te verzoeken hiervoor een beschikking af te geven. Deze wettelijke regels maakten de drempel voor het elektronisch verzenden van facturen erg hoog.
Zowel voor leverancier als afnemer kan een elektronische factuur voordelig zijn. Een inkomende factuur volgt soms een lange route door een organisatie voordat deze op de juiste plek terecht komt. Dat is niet efficiënt. Een elektronische factuur komt onmiddellijk op de juiste plek en kan, met de juiste sofware, ook meteen worden verwerkt in de administratie. Bij een uitgaande factuur levert de elektronische weg een besparing op aan kosten van het verzendproces.
Gezien de besparing die het elektronisch factureren kan opleveren voor het bedrijfsleven is nu goedgekeurd dat de huidige wettelijke eisen met betrekking tot de opmaak en verzending zijn vervallen. Ook hoeft geen melding meer gedaan te worden bij de inspecteur. Enige voorwaarde voor de geldigheid van een elektronische factuur is dat de ontvanger van de factuur geen bezwaar maakt. Overigens gelden de 'normale' factuurvereisten uiteraard nog steeds. Deze eisen zijn, wellicht ten overvloede, de volgende:
• Een opeenvolgend nummer waardoor elke factuur eenduidig kan worden geïdentificeerd.
• Naam en adres van zowel de leverancier als de afnemer.
• De datum van de prestatie.
• De vergoeding per prestatie en de eenheidsprijs hiervan als het meerdere dezelfde prestaties betreft.
• De munteenheid en het belastingbedrag.
• Aanduiding vrijstelling, intracommunautaire levering, heffing verlegd of margeregeling.
Een ondernemer dient zeven jaar zijn uitgaande facturen te bewaren. Dit geldt ook voor elektronische facturen. De ondernemer kan in dat geval echter volstaan met het digitaal opslaan van de facturen. Indien de inspecteur er om verzoekt, moeten de facturen binnen een redelijke termijn ter beschikking kunnen worden gesteld.
Ondernemers die veel naar het buitenland factureren, dienen rekening te houden met het feit dat buitenlandse afnemers om papieren facturen zullen verzoeken. Voor een eventueel teruggaafverzoek door deze afnemers zijn vooralsnog papieren facturen vereist. Vanaf 1 januari 2010 zal ook naar buitenlandse afnemers een elektronische factuur kunnen worden verzonden.
|
